マンション管理会社による説明会｜開催のタイミングと内容

管理会社選定時のプレゼン

管理会社を選ぶときは、管理会社が行うプレゼンを見て、管理会社を選定する必要があります。プレゼンでは空き室が発生したときの対応や、近隣や入居者からの苦情の対応の仕方、修繕の提案や見積もりといった内容を確認しておきましょう。

ほかにも共用スペースの清掃についてや、エレベーターなどの設備の保守点検など、プレゼンのときに確かめる点はたくさんあります。プレゼンで説明がなければ質問できるよう、確認したいことを整理しておくことも大切です。

管理会社決定時の説明会

マンション管理会社を選定・決定したら、住民説明会を行います。これは管理会社による委託契約に関する重要事項説明会です。マンション管理会社変更の総会を行う前、つまり管理組合と管理会社が管理委託契約を締結する前に、重要事項説明会を開催しておきましょう。

重要事項説明会の開催日は総会と同日に行われることが多く見られます。総会ではマンション管理会社の変更や、新しい管理会社との管理委託契約締結に対する経緯の説明をします。

定期的に行われる報告会

マンション管理会社は、管理業務の委託を受けた管理組合などへ、定期的に報告を行う必要があります。

一般的に毎月の管理業務を「月次報告書」として作成して提出します。報告内容には、建物の巡回・入退去者や区分所有者の変更・設備点検などが含まれます。ほかにも住民からの要望やクレーム、修繕工事や清掃業務の報告などがあれば記載します。マンションを適切に管理するために問題が無いかを、定期的な報告のなかでチェックするため、大事な管理業務のひとつとなるのです。